AI ML Club

AI ML Club

Artificial Intelligence & Machine Learning CLUB

Vice Chair

Vice Chairperson Duty List

  1. 辅助主席开展工作
  2. 在主席无法行使职能的时候，代替主席，肩负主席职责，开展相关工作
  3. 监督并提醒主席在活动前48小时，发出正式的活动通知
  4. 监督并提醒主席将相关的 Pull Request 在活动通知发出之前，完成 Review/Merge 操作
  5. 监督并提醒主席在活动后48小时之内，发布活动纪要
  6. 在主席发布活动纪要后48小时之内，完成 Vice Chair Report(副主席报告)，回复在活动通知的留言区中

Vice Chair Report (副主席报告）

参加活动，对照 Chair Manual，对每次活动进行评估，并逐项给出“是（完成）”或“否（未完成）”的正式反馈。

评估反馈包括：

  1. 轮值主席是否完成了Chairman Manual的要求（逐项检查）
    1. 活动准备
    2. 活动主持
    3. 活动总结
  2. 参会会员是否符合Member Manual的要求（逐项检查）
  3. 新人是否符合Newcomer Manual的要求（逐项检查）

副主席报告，在活动总结发布之后24小时内，以回复本次活动纪要博客留言的形式进行正式发布。

Vice Chair Report Template

The following markdown can be copy/paste as the template for the report from vice chair. Put a check mark to confirm that all the manual rules were followed, and note the violation if there any.

I, FULL_NAME, is the Vice Chair of AMC seminar S_SESSION_E_SPISODE.

I confirm that the Chair had followed(or not followed) the following steps in this seminar:

- [ ] Chair followed all the [Chair Manual](/manuals/chair/) requirements
  - [ ] Before Seminar
  - [ ] During Seminar
  - [ ] After Seminar
- [ ] Members followed all the [Member Manual](/manuals/member/) requirements
- [ ] Newcomers followed all the [Newcomer Manual](/manuals/newcomer/) requirements

Additional Notes: put additional information here (if any).

## SIGN_FULL_NAME_AT_HERE

Chair

Before

  1. 监督上任轮值主席，在上次活动后48小时内，发出上次活动纪要
  2. 在本次活动开始时间48小时之前，根据上次活动纪要，以及纪要的回复（PR）情况，按照 Issue Template ，撰写本次沙龙活动通知，并发布
  3. 按照先自愿 + 主席指定原则，选出本次沙龙的一个 Oral，其他为 Poster
  4. Merge 本次活动相关的 Pull Requests, 注：PR可能会存在多条commit，所以在合并PR的时候，尽可能的选择Squash and merge
  5. 如果轮值主席因故无法履行本次轮值主席职责，需要在不晚于活动开始前48小时，授权轮值副主席为本次轮值主席，行使本次活动职责
  6. 如果有新会员申请Colab权限，需要将其Google账号添加到Colab Jupter Notebook的SHARE列表中，并授予EDIT权限。
  7. 提前到场准备好金蛋银蛋（小屋内），并按照小屋内的流程启动会议相关设备

Middle

1 沙龙注意事项

  1. 轮值主席负责全程按照沙龙流程进行主持
  2. 轮值副主席负责协助主席开展主持工作，避免遗漏议程；如果主席无法出席代替主席进行主持
  3. 每场沙龙活动理想时间为2小时(Soft limit)，最长不超过3小时(Hard limit)
  4. 活动中场适度休息 10 - 15 MIN ，建议在 Oral 之后，第一个 Poster 之前

2 沙龙流程

  1. 最后一次活动回顾
  2. 新人流程
    1. 将新人邀请进入“AMC Open Forum - AMCOF” 微信群。（邀请人负责邀请。如果邀请人不在现场则由主席一人负责）
    2. 新人自我介绍（1 MIN）
  3. 选出本次活动的学术主席
  4. 展开本次活动内容
    1. Oral(<30min, 不可以超过 45 mins，超时后每一分钟需要发￥10红包到会员群)
    2. Posters(<10min，不可以超过 15 mins，超时后每一分钟需要发￥10红包到会员群)
    3. 为每位报告人设置定时器：
      1. 主席负责：金色 for Hard Limit (Oral/Poster 45/15 mins)
      2. 副主席负责：银色 for Soft Limit (Oral/Poster 30/10 mins)
  5. 学术主席(Chief Academic Counselor)点评
  6. 脑洞拓展：分享自己在本次活动上想到的好点子(1 MIN per person)
  7. 会员升级
    1. 新人 -> 实习会员：第一次完成分享的新人，将升级为实习会员。由其邀请人负责将其加入“AI ML Club - AMC”会员群。（如果邀请人不在，则由当期主席负责）；
    2. 实习会员 -> 正式会员：参加了三次活动的实习会员（含三次），将有资格转为正式会员。转正要求：发送个人 Profile 页面的 Pull Request 至 https://ai-ml.club/people/GITHUB_USERNAME/ 下。PR Merge 后正式成为 AMC 会员；
    3. 正式会员 -> 实习主席：正式会员可以被提名成为主席候选人。主席候选人被选举成功之后，成为实习主席；
    4. 实习主席 -> 主席：将完成了第一次轮值主席工作的实习主席，加入 Github Team: chairs，并在 team 中授予 maintainer 权限，便于未来升级其他主席。
  8. 选出下下任轮值主席、副主席人选，并举行“受蛋仪式”（主席和副主席不允许挂靠，副主席需要参加主席场次的活动）
    1. 将金色计时器移交给下任主席，并由下任主席负责妥善保管
    2. 将银色计时器移交给下任副主席，并由下任副主席负责妥善保管
    3. 受蛋仪式合影
  9. 意见收集：参会人员每人至少指出一条活动不足或可以改进之处（1 MIN per person）
  10. 轮值主席发言，做活动总结
  11. 轮值主席总结本期 Pull Request 的 Approve & Merge 情况。（主席应该对自己任期内的 PR 负责，并在自己完成主席职责（发布活动纪要）之前，完成合并。对于无法合并的 PR ，应进行关闭）
  12. 轮值副主席述职报告：陈述自己下周作为主席的主要工作内容
  13. 所有参会人员合影（原图经过脸盲助手发到会员群）
  14. 活动结束，自由交流
  15. 轮值主席组织大家将场地复原（桌椅、白板、设备等）

3 After Party (optional)

Oral & Poster 活动之后，主席可以根据大家实际情况和需求，酌情组织 After Party ，比如继续前往 Laker Bar 夜宵啤酒。

费用可以AA或寻找Sponsor。如果是 Sponsor ，费用可以通过 Open Collective - AI ML Club 进行捐赠管理和报销。

After

  1. 不晚于活动结束后48小时，按照最后一次活动纪要的模板，整理本次沙龙活动纪要，并将其发表于 https://ai-ml.club/categories/#events 之下。新手可以参考Blog操作手册
  2. 协助下任轮值主席将其的 GitHub 账号，加入 GitHub Team AMC/chairs，并将设置为 maintainer，并确保主席收到邀请并完成加入
  3. 督促下任轮值主席，按时发出下次活动通知
  4. Update information about yourself in docs/_data/authors.yml, set membership to chair

主席工具

  1. Online Time Timer